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Andrea D.

EXTRA EU VAT EXEMPT ISSUE

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Hello,

I'm experiencing an error regarding invoices with ordinary regime. According to the ordinary regime and the Italian law, EXTRA EU companies should not pay VAT. For some reason / error, when testing the invoices for EXTRA EU companies, the VAT is calculated.

I have also read all the guides several times and I have noticed that even in the guide itself it is stated that non-EU companies do not pay VAT. 

 

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Are those properly appear as VAT except in the vies check?

Make sure the vat id there is properly filled and that their vatid is valid in VIES (if the vat id is existent but they are not signed up in VIES they cannot do reverse charge)

additionally: vat id requires the isocode-2 prefix, like IT000000000, DE000000000 and so on

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26 minutes ago, evcz said:

Are those properly appear as VAT except in the vies check?

Make sure the vat id there is properly filled and that their vatid is valid in VIES (if the vat id is existent but they are not signed up in VIES they cannot do reverse charge)

additionally: vat id requires the isocode-2 prefix, like IT000000000, DE000000000 and so on

Hello,

Thank you for your reply

VIES is only for EU and it is working. I am facing issues with only EXTRA EU.

Can you help me out?

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possibly also extra EU end users should not be paying vat (not part of MOSS/OSS) as well (depending on what digital services you are selling)

maybe you have set a tax rate for all countries?

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On 4/1/2022 at 2:05 PM, Andrea D. said:

EXTRA EU companies should not pay VAT

First thing first, it depends on what your accountant has to say 😛

In this regard, I can take 3 companies (same regime, location, rules... same everything) and more or less they all differ when it comes to taxing Extra EU. Let me take UK as example. It is clearly an Extra EU country but some companies make it "VAT free" while others apply 22% (Italian VAT).

The rule of thumb is that you should listen to your accountant even if it's hard because they change their minds multiple times per year. I mean, you know the right thing is doing X but they want Y. Few months later they want W followed by Y again X, C and on and on.

In any case, as far as I know with Extra EU the distinction between individuals and companies is irrelevant. In fact you can't determine if a company is a real company. You should integrate your system with every Revenue Agency of the world. You can do that with countries like Australia, Japan, UK (...) as they provide a webservice but there are hundreds of countries out there. Many of them don't even have a website for manual checks.

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Posted (edited)
On 5/5/2022 at 5:48 PM, Kian said:

First thing first, it depends on what your accountant has to say 😛

In this regard, I can take 3 companies (same regime, location, rules... same everything) and more or less they all differ when it comes to taxing Extra EU. Let me take UK as example. It is clearly an Extra EU country but some companies make it "VAT free" while others apply 22% (Italian VAT).

The rule of thumb is that you should listen to your accountant even if it's hard because they change their minds multiple times per year. I mean, you know the right thing is doing X but they want Y. Few months later they want W followed by Y again X, C and on and on.

In any case, as far as I know with Extra EU the distinction between individuals and companies is irrelevant. In fact you can't determine if a company is a real company. You should integrate your system with every Revenue Agency of the world. You can do that with countries like Australia, Japan, UK (...) as they provide a webservice but there are hundreds of countries out there. Many of them don't even have a website for manual checks.

Assuming that private EU pay 22% and Extra EU pay 0% then how can i configure such situation with BILLING EXTENSION?

Companies and Private will be recognized (but not verified) during the registration phase. If one selects the USA and enters the company name then it is an EXTRA EU company.

Edited by Andrea D.

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Addons > Billing Extension > Settings > Tax Rules.

sample-302.png.600870396d1549843d39343cf1fb1893.png

Extra-EU

Make sure all extra-EU countries (eg. USA, Argentina, Canada, Brazil, Australia, Japan...) have no Tax name and Tax rate. This way WHMCS will not charge sales tax. In this case the distincion between individuals and companies doesn't matter. As I said earlier, there is no feasible way to determine if a customer from USA is really a company. You can't assume one is a company just because he provided a company name so you muust treat them as VAT-free countries.

Intra-EU individuals

From the same page click on Europe so that the module shows you EU countries. Here make sure EU member states have Tax name and Tax rate. Here are different schools of thought. Some accountants say you must set 22% for all them (Italian VAT). Some other that you must define their local VAT (eg. 20% France, 21% Spain, 19% Germany...). I can't tell you want you are supposed to do. Generally speaking, most of the times I see that Italian companies always charge Italian VAT (22%) to all EU memeber states.

Intra-EU companies

As for intra-EU companies, VIES comes to help. In BX VIES automatically checks if a company is a real company when clients register on your site, update their profile and also automatically with scheduled checks. Move to Addons > Billing Extension > Settings > VIES. Configure this section accordingly and make sure that VAT Exempt Status is enabled for all European countries listed in the select. Please notice that United Kingdom is listed but as far as I know it shouldn't be selected (also here there are different schools of thought).

Exceptions

Expand Spain (click the orange flag) to show all states/regions. Locate PALMAS, LAS and SANTA CRUZ DE TENERIFE and make them Tax Exempt by ticking the checkbox.

Recap of what happens:

  • USA customers VAT free regardless of what they are (individuals or companies)
  • Italian individual pays 22%
  • Italian company pays 22%
  • Italian PA or company with split payment is VAT free
  • French individual pays 22%
  • French company registered on VIES is VAT free
  • French company not registered on VIES pays 22%
  • Spanish customers from Las Palmas or Tenerife are always VAT free
Edited by Kian

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On 5/8/2022 at 4:17 PM, Kian said:

Addons > Billing Extension > Settings > Tax Rules.

sample-302.png.600870396d1549843d39343cf1fb1893.png

Extra-EU

Make sure all extra-EU countries (eg. USA, Argentina, Canada, Brazil, Australia, Japan...) have no Tax name and Tax rate. This way WHMCS will not charge sales tax. In this case the distincion between individuals and companies doesn't matter. As I said earlier, there is no feasible way to determine if a customer from USA is really a company. You can't assume one is a company just because he provided a company name so you muust treat them as VAT-free countries.

Intra-EU individuals

From the same page click on Europe so that the module shows you EU countries. Here make sure EU member states have Tax name and Tax rate. Here are different schools of thought. Some accountants say you must set 22% for all them (Italian VAT). Some other that you must define their local VAT (eg. 20% France, 21% Spain, 19% Germany...). I can't tell you want you are supposed to do. Generally speaking, most of the times I see that Italian companies always charge Italian VAT (22%) to all EU memeber states.

Intra-EU companies

As for intra-EU companies, VIES comes to help. In BX VIES automatically checks if a company is a real company when clients register on your site, update their profile and also automatically with scheduled checks. Move to Addons > Billing Extension > Settings > VIES. Configure this section accordingly and make sure that VAT Exempt Status is enabled for all European countries listed in the select. Please notice that United Kingdom is listed but as far as I know it shouldn't be selected (also here there are different schools of thought).

Exceptions

Expand Spain (click the orange flag) to show all states/regions. Locate PALMAS, LAS and SANTA CRUZ DE TENERIFE and make them Tax Exempt by ticking the checkbox.

Recap of what happens:

  • USA customers VAT free regardless of what they are (individuals or companies)
  • Italian individual pays 22%
  • Italian company pays 22%
  • Italian PA or company with split payment is VAT free
  • French individual pays 22%
  • French company registered on VIES is VAT free
  • French company not registered on VIES pays 22%
  • Spanish customers from Las Palmas or Tenerife are always VAT free

Ciao Kian,

grazie per la dettagliata spiegazione e risposta ma il problema persiste nell'affermazione "USA customers VAT free regardless of what they are (individuals or companies)".

Capisco che non sia verificabile se una compagnia sia valida o meno in quanto non c'e' il VIES check come per le intra EU ma in ogni modo i privati EXTRA EU dovrebbero pagare il 22% di tasse per legge, mentre le compagnie dovrebbero essere esenti (come indicato anche in una immagine della tua guida). Quindi mi chiedo se ci sia un modo di fare pagare il 0% di tasse agli utenti che si sono registrati come una compagnia EXTRA EU. Altrimenti vorrebbe dire che per ogni pagamento da una Compagnia EXTRA EU dovremmo emettere una nota di credito e fare la fattura corretta con aruba, insomma non un ottima soluzione a lungo termine.

 

Una soluzione sarebbe:

- Riconoscere utenti registrati come compagnie extra EU 

- Renderli in automatico TAX EXEMPT 

- Configurare in Addons > Billing Extension > Settings > Tax Rules che tutti gli EXTRA EU pagano il 22%. 

In questo modo gli individui EXTRA EU pagherebbero il 22% mentre le compagnie sarebbero EXEMPT.

 

Grazie in Anticipo.

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Posted (edited)
45 minutes ago, Andrea D. said:

come per le intra EU ma in ogni modo i privati EXTRA EU dovrebbero pagare il 22% di tasse per legge, mentre le compagnie dovrebbero essere esenti (come indicato anche in una immagine della tua guida)

Fermo restando che se chiedo una cosa a 5 commercialisti otterrò 7 risposte diverse, in tutti questi anni è la prima volta che sento parlare di questa esigenza.

La quasi totalità dei clienti che conosco non fa pagare l'IVA a nessuno stato Extra-EU. Nel mio piccolo so che si tratta di operazioni non soggette a IVA (DPR 633/72) e ciò vale sia per i privati che per le aziende Extra-EU. Qui lo spiegano un pochino più nel dettaglio. Se la guida alla quale ti riferisci è quella del VIES, il discorso ovviamente valeva solo per le operazioni Intra-EU. Le Extra-EU seguono altre logiche.

45 minutes ago, Andrea D. said:

Quindi mi chiedo se ci sia un modo di fare pagare il 0% di tasse agli utenti che si sono registrati come una compagnia EXTRA EU

Volendo seguirti nel ragionamento,  supponiamo tu voglia occupartene manualmente e che davvero tu debba prevelare l'IVA dai privati Extra-EU.

In base a cosa determini che un cliente Extra-EU è un'azienda? Solo perché ha inserito un Company Name o magari qualche numero a caso nel VAT ID?

Devi considerare che con un sistema del genere ti esporresti al rischio che alcuni possano sfruttare il meccanismo per sottrarsi al pagamento dell'IVA. Basterebbe inserire un Company Name o un VAT ID a caso per evitare di pagare il 22% di IVA.

Nella migliore delle ipotesi lo scopriresti con mesi se non con anni di ritardo. E puoi essere quasi certo che nessuno ti resituirà mai l'IVA. Qui entra in gioco l'Agenzia delle Entrate. Se in un'operazione "avere" l'AdE si aspettava di ricevere l'IVA ma tu non l'hai riscossa, dovrai rimetterci i soldi di tasca tua.

Ad ogni modo questo era solo un ragionamento per ipotesi. Se poprio sei certo che si debba fare così, basta mettere un action hook che verifica la presenza del Company Name per gli Extra-EU. Se questo è presente si attiva il Tax Exempt diversamente no. Bastano 2 query.

Edited by Kian

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1 hour ago, Kian said:

Fermo restando che se chiedo una cosa a 5 commercialisti otterrò 7 risposte diverse, in tutti questi anni è la prima volta che sento parlare di questa esigenza.

La quasi totalità dei clienti che conosco non fa pagare l'IVA a nessuno stato Extra-EU. Nel mio piccolo so che si tratta di operazioni non soggette a IVA (DPR 633/72) e ciò vale sia per i privati che per le aziende Extra-EU. Qui lo spiegano un pochino più nel dettaglio. Se la guida alla quale ti riferisci è quella del VIES, il discorso ovviamente valeva solo per le operazioni Intra-EU. Le Extra-EU seguono altre logiche.

Volendo seguirti nel ragionamento,  supponiamo tu voglia occupartene manualmente e che davvero tu debba prevelare l'IVA dai privati Extra-EU.

In base a cosa determini che un cliente Extra-EU è un'azienda? Solo perché ha inserito un Company Name o magari qualche numero a caso nel VAT ID?

Devi considerare che con un sistema del genere ti esporresti al rischio che alcuni possano sfruttare il meccanismo per sottrarsi al pagamento dell'IVA. Basterebbe inserire un Company Name o un VAT ID a caso per evitare di pagare il 22% di IVA.

Nella migliore delle ipotesi lo scopriresti con mesi se non con anni di ritardo. E puoi essere quasi certo che nessuno ti resituirà mai l'IVA. Qui entra in gioco l'Agenzia delle Entrate. Se in un'operazione "avere" l'AdE si aspettava di ricevere l'IVA ma tu non l'hai riscossa, dovrai rimetterci i soldi di tasca tua.

Ad ogni modo questo era solo un ragionamento per ipotesi. Se poprio sei certo che si debba fare così, basta mettere un action hook che verifica la presenza del Company Name per gli Extra-EU. Se questo è presente si attiva il Tax Exempt diversamente no. Bastano 2 query.

Per le prestazioni di servizi quindi ad esempio server hosting e non vendita di beni materiali i privati EXTRA EU devono pagare il 22%.

La consulenza tecnica invece (come cita l'articolo mandato in precedenza)  funziona diversamente: Privati EXTRA EU pagano 0%.

Per quanto riguarda l'Action hook: Katamaze potrebbe svilupparlo? Ho provato a contattare via Email e Ticket (mesi fa) ma non ho mai ricevuto una risposta.

image.png.43730159ac636dc27495ab55f839f444.pngimage.png.c6dc3f3865c342d98aefdfbc75b47964.png

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Posted (edited)

Ri-premetto che non sono un commercialista. Mi limito ad eseguire quanto mi dicono. Personalmente ho visto aziende (la minor parte) che si fanno pagare l'IVA da tutti gli Extra-EU senza distinzioni. Poi ne ho viste altre (la maggior parte) che trattano tutti gli Extra-EU come Tax Free.

Come dicevo prima è la prima volta che incontro questa esigenza dove si vuole applicare un comportamento diverso sugli Extra-EU in base al tipo di soggetto (privato o azienda). Se mi spieghi come faresti la distinzione, posso mettere un automatismo nel modulo che se ne occupi.

 

Edited by Kian

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Posted (edited)
6 minutes ago, Kian said:

Ri-premetto che non sono un commercialista. Mi limito ad eseguire quanto mi dicono. Personalmente ho visto aziende (la minor parte) che si fanno pagare l'IVA da tutti gli Extra-EU senza distinzioni. Poi ne ho viste altre (la maggior parte) che trattano tutti gli Extra-EU come Tax Free.

Come dicevo prima, è la prima volta che incontro questa esigenza dove si vuole applicare un comportamento diverso sugli Extra-EU in base al tipo di soggetto (privato o azienda). Se mi spieghi come faresti la distinzione, posso includerle l'automatismo nel modulo.

 

Non caricare mai l'IVA sarebbe molto piu' rischioso che non applicarla, in qualche raro caso, a una finta compagnia (truffa).

Se mi spieghi come faresti la distinzione, posso includerle l'automatismo nel modulo.

: "Banalmente" quelli che inseriscono il nome della "Company" allora verranno considerati ESENTI se e soltanto se hanno anche selezionato come paese uno EXTRA EU.

 

Edited by Andrea D.

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On 5/9/2022 at 7:23 PM, Andrea D. said:

Per le prestazioni di servizi quindi ad esempio server hosting e non vendita di beni materiali i privati EXTRA EU devono pagare il 22%.

Dipende.

Visto che si parla di WHMCS, interviene anche la normativa relativa ai "servizi prestati tramite mezzi elettronici", e l'art. 1 della direttiva UE 2017/2455 prevede che:

Quote

1.   Il luogo delle prestazioni dei seguenti servizi a persone che non sono soggetti passivi è il luogo in cui la persona è stabilita oppure ha l'indirizzo permanente o la residenza abituale:
a) servizi di telecomunicazione;
b) servizi di teleradiodiffusione;
c) servizi forniti per via elettronica, in particolare quelli di cui all'allegato II.

E l'art. 7 del regolamento UE 282/2011 prevede che:

Quote

I «servizi prestati tramite mezzi elettronici», di cui alla direttiva 2006/112/CE, comprendono i servizi forniti attraverso Internet o una rete elettronica e la cui natura rende la prestazione essenzialmente automatizzata, corredata di un intervento umano minimo e impossibile da garantire in assenza della tecnologia dell’informazione
 
In particolare, rientrano nell’ambito d’applicazione del paragrafo 1
a) la fornitura di prodotti digitali in generale, compresi software, loro modifiche e aggiornamenti
b) i servizi che veicolano o supportano la presenza di un’azienda o di un privato su una rete elettronica, quali un sito o una pagina web
c) i servizi automaticamente generati da un computer attraverso Internet o una rete elettronica, in risposta a dati specifici immessi dal destinatario
d) la concessione, a titolo oneroso, del diritto di mettere in vendita un bene o un servizio su un sito Internet che operi come mercato on line, in cui i potenziali acquirenti fanno offerte attraverso un procedimento automatizzato e in cui le parti sono avvertite di una vendita attraverso posta elettronica generata automaticamente da un computer
e) le offerte forfettarie di servizi Internet (Internet service packages, ISP) nelle quali la componente delle telecomunicazioni costituisce un elemento accessorio e subordinato (vale a dire, il forfait va oltre il semplice accesso a Internet e comprende altri elementi, quali pagine con contenuto che danno accesso alle notizie di attualità, alle informazioni meteorologiche o turistiche, spazi di gioco, hosting di siti, accessi a dibattiti on line, ecc.)
f) i servizi elencati nell’allegato I.

 

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